Normalt skall varje affärshändelse i ett företag lämna skriftligt spår efter sig i form av papper. Tillexempel faktura, kvitto, betalningsallegat eller liknande. Detta dokument kallas verifikation
Det finns beskrivet i bland annat momslagstiftningen hur kvitton skall se ut och i Bokföringslagen (BFL) vad som i övrigt gäller verifikat.
Verifikaten skall samlas ordnat och kronologiskt.
Verifikaten numreras också löpande men det gör man normalt i nästa steg.
Vi förutsätter här i hela uppställningen nedan att man använder ADB för bokföringen. Allt annat är galet i dagens tider - även om det handlar om ett litet företag.
Nu skall varje verifikat registreras i bokföringsprogrammet. Detta kallas transaktionsregistreringen, ibland grundbokföringen.
I transaktionsregistreringen registreras konteras verifikationen. Varje verifikation ger upphov till minst två konteringar. Typiskt för ett kvitto vid kontantinköp blir det tre konteringar på en verifikation. En verifikation som utvisar löneutbetalning (t.ex. kopia av lönebesked) kanske ger upphov till fem konteringar eller fler.
Vid konteringen använder man en kontoplan. I vissa sammanhand använder man också koder för noggrannare intern uppföljning.
Det som har registrerats i bokföringsprogrammets transaktionsregistrering lagras och används på olika sätt.
|
Man kan och skall skriva ut en verifikationslista. Detta är en lista som för varje verifikation visar vilka konterings-transaktioner man gjort.
|
Samma transaktioner kan och skall också skrivas ut som huvudbok. Detta är en uppställning där man har ordnat transaktionerna inte i första hand efter verifikations-nummer utan i första hand efter konto och först i andra hand efter verifikationsnummer.
För varje konto finns alltså all information om varje aktuell kontering och sist som avslutning på varje konto det utgående saldo som gäller för kontot.
|
I de steg som visas nedan är informationen aggregerad. Det betyder att nu visas inte längre informationen om varje enskild affärshändelse.
Nu visas istället bara saldona för respektive konto, samma saldon, som i huvudboken enligt ovan.
En uppställning görs på de konton som berör företagets rikedom, tillgångar och skulder. Av tekniska skäl inkluderas också eget kapital.
De två grupperna, å ena sidan tillgångar och å andra sidan skulder och eget kapital skall alltid balansera varandra (=vara lika stora) och uppställningen kallas balansräkning.
En balansräkning avser alltid en viss tidpunkt, normalt sista dagen i en period, tillexempel sista dagen ett år och den kan tänkas svara på frågan Hur står det till? eller snarare: Hur stod det till den dagen?
|
En annan uppställning göres över de konton som har med dels intäkter och dels kostnader att göra.
Eftersom intäkter minus kostnader (definitionsmässigt) ger resultat kallas uppställningen resultaträkning. (Resultatet kan vara positivt och utgör då vinst eller negativt och utgör då förlust. En äldre term för resultaträkning var "vinst- och förlust-räkning".)
Resultaträkningen tar först upp de kontosaldon som berör intäkter i verksamheten. Sedan dras de kontosaldon som berör rörelsens kostnader bort. Kvar står rörelsens resultat. Därefter görs tillägg för bland annat ränteintäkter och avdrag för bland annat räntekostnader och man får företagets totala resultat.
En resultaträkning avser alltid en viss period, tillexempel ett år och den kan tänkas svara på frågan Hur har det gått?
|
|
Efter bokföringsårets slut görs i en form av de två ovanstående som kallas bokslut.
Bokslutets balansräkning
Innehåller uppställning av först Tillgångar genom listning av alla konton som börjar på 1 (kontona 1000-1999) med kontonamn samt minst kolumn för ingående balans kallas IB och periodens (ofta årets) utgående balans kallas UB.
Sedan motsvarande för Skulder och Eget Kapital som utgörs av kontona som börjar på 2 (kontona 2000-2999) med samma kolumner.
Såväl tillgångssidan som skulder-och-eget-kapital-sidan är indelade i underrubriker.
Anledningen till att uppställningen kallat balansräkning är att de två sidorna skall balansera varandra. Det gör de normalt inte under det löpande året såframt icke men medtager årets vinst eller förlust (=resultat) under rubriken eget kapital på sidan skulder och eget kapital.
|
Bokslutets resultaträkning
Innehåller för varje använt konto från konto 3000 och uppåt=för varje resultatkonto årets saldo. Ofta har man också med en eller flera jämförelsekolumner för budget, för föregående års värde eller liknande, men det är inte obligatoriskt. Hur man definierar varje konto kan diskuteras. Minst varje konto som har utgående saldo. Eventuellt även konton som använts under året men som har utgående saldo=noll. Eventuellt också konton som hade utgående saldo föregående år fastän de detta år inte har utgående saldo.
|
Baserat på dessa två göres ytterligare redovisningar...
Alla typer av företag gör någon form av skattedeklaration, lite olika dock beroende på företagsform.
I deklarationen finner man en liknande uppställning som i en balans och resultaträkning; annorlunda uppställd dock.
|
Om företaget är ett aktiebolag göres en ytterligare uppställning som heter årsredovisning. (Gäller även stiftelser, handelsbolag med omsättning öevr 32 miljoner m.fl. ftg). Den innehåller också bland annat versamhetsberättelse och revisorns revisionsrapport.
Årsredovisningen sänds in till PRV = Patent och Registreringsverket i Sundsvall. Den dataregistreras och skannas in där och uppgifterna blir offentliga och möjliga att ta del av som telefacsimil eller i ADB-form.
|
|
copyright Frej-Viking Jarl SELENIUS, Uppsala, 2001-2008
|
Frej-Viking SELENIUS
[ Selenius Systemkonsult ]
|
Skriv till Magistern om du vill ha mer information (magistern/a/selenius.se).
| |
|
|
Förkortingslexikon
|
| | | | | | | |
